Originele publicatie downloaden:
Link naar originele publicatie:
Type bekendmaking:
Verordeningen
Publicatiedatum:
vrijdag 12 februari 2016





Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Intergemeentelijke Sociale Dienst Werkplein Hart van West Brabant

 

Het algemeen bestuur van het Werkplein Hart van West-Brabant

 

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 24-08-2015

 

gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 42 van de Gemeenschappelijke Regeling Intergemeentelijke Sociale Dienst Werkplein Hart van West Brabant

 

Besluit vast te stellen de navolgende:

 

Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).

 

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig de wet door het algemeen bestuur aangewezen archiefbewaarplaats;

  • c.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • d.

    beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatie onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;

  • e.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

Hoofdstuk II. De archiefbewaarplaats

Artikel 2

Als archiefbewaarplaats van de gemeenschappelijke regeling wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente Roosendaal, Markt 35.

Hoofdstuk III. De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden

Artikel 3

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 5

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 6
    • 1.

      Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

    • 2.

      Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8

Het dagelijks bestuur stelt, voor het beheer van de archiefbescheiden en voor het beheer van de archiefbewaarplaats, voorschriften vast.

Artikel 9

Het dagelijks bestuur doet jaarlijks aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het dagelijks bestuur legt daarbij over het verslag dat door de secretaris aan hem is uitgebracht over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk IV Slotbepalingen

Artikel 10

De Archiefverordening is nieuw, deze komt niet in de plaats van een eerdere verordening die komt te vervallen.

Artikel 11

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2015

Artikel 12

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van Werkplein Hart van West-Brabant.

 

Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 7 september 2015.

De secretaris-directeur, de voorzitter,

Dhr. S.A. Kurvers Dhr. T.H.R. Zwiers

 

Memorie van toelichting

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling .

 

Deze Archiefverordening is van toepassing op gemeenschappelijke regelingen waaraan uitsluitend door gemeenten wordt deelgenomen. Archiefverordeningen voor gemeenschappelijke regelingen waaraan ook andere overheidsorganisaties deelnemen dienen op maat te worden gemaakt.

 

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Artikel 2 (toelichting op dit artikel alleen van toepassing bij in mandaat uitgevoerde taken en/of bevoegdheden)

Archiefbescheiden betreffende in mandaat uitgevoerde taken en/of bevoegdheden van de deelnemers aan de regeling zijn en blijven de verantwoordelijkheid van de betrokken deelnemers en worden te zijner tijd overgebracht naar de archiefbewaarplaats die door elk van de deelnemers afzonderlijk is aangewezen.

Artikel 3

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 4

Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 6

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het openbaar lichaam heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 8

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 9

Binnen één zittingsperiode verneemt het algemeen bestuur op deze manier vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording.