Originele publicatie downloaden:
Link naar originele publicatie:
Type bekendmaking:
Overige besluiten van algemene strekking
Publicatiedatum:
maandag 8 juli 2019



Inkoop- en aanbestedingsbeleid Werkplein Hart van West-BrabantInhoudsopgave Invoegen Inkoop uitgangspunten

Het dagelijks bestuur van Werkplein Hart van West-Brabant;

 

gelet op de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit;

 

overwegende dat:

 

het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt wordt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop door het Werkplein Hart van West-Brabant plaatsvindt:

 

BESLUITEN

 

vast te stellen het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Werkplein Hart van West-Brabant.

Inleiding

 

1 Definities

 

2 Doelstellingen

 

3 Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

3.2 Uniforme documenten

3.3 Algemene beginselen bij Inkoop

3.4 Grensoverschrijdend belang

3.5 Mandaat en volmacht

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

 

4 Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

4.2 Duurzaam Inkopen

4.3 Innovatie

 

5 Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de Ondernemersrelatie

5.3 Lokale economie en midden- en kleinbedrijf (MKB)

5.4 Bepalen van de Inkoopprocedure

5.5 Inkoopprocedure voor sociale en andere specifieke diensten

5.6 Raming en financiële budget

5.7 Samenvoegen van opdrachten en combinatie van opdrachten

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

 

6 Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces

6.2 Inkoop in de organisatie

6.3 Verantwoordelijken

6.4 Inkoopprocedure voor inhuur tijdelijk personeel

6.5 Contractbeheer

Inleiding

 

Een professioneel Inkoop- en aanbestedingsbeleid helpt het Werkplein Hart van West-Brabant om een doelmatig inkoper te zijn. Professionalisering van de aanbestedingspraktijk is niet alleen een kwestie van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. Het doel van aanvullend beleid is om richting te geven aan de aanbestedingspraktijk en een verdere professionalisering te ondersteunen. Binnen dit kader is besloten het raamwerk ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid’ van de VNG toe te passen

 

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het Inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop door het Werkplein Hart van West-Brabant plaatsvindt. Het Werkplein Hart van West-Brabant leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 3). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient het Werkplein Hart van West-Brabant continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de Inkoopprocessen. De doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van het Werkplein Hart van West-Brabant.

 

Inkoopmissie

Inkoop functioneert als een geïntegreerd onderdeel van het bedrijfsvoering proces en draagt bij aan de onbelemmerde voortgang van het primaire proces. Inkoop adviseert proactief over de Inkoopfunctie en fungeert als sparringpartner.

 

Inkoopvisie

Het Werkplein Hart van West-Brabant spant zich in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. Dat doet zij door het continu streven naar het (verder) verhogen van de Inkoopvolwassenheid, onder meer door Inkoopprocessen te standaardiseren en te faciliteren met ondersteuning van Inkoopadviseurs. De Europese en de nationaal openbare aanbestedingen worden centraal vanuit de Inkoopadviseurs gecoördineerd. De Inkoopadviseurs leveren daarnaast een belangrijke bijdrage aan het strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid van het Werkplein Hart van West-Brabant en bevorderen mede de efficiency, door proactief het management te adviseren aan de hand van onder andere marktontwikkelingen, wet- en regelgeving etc.

Daarnaast gaat het Werkplein Hart van West-Brabant bij het inkopen van Leveringen of Diensten uit van de volgende uitgangspunten:

 

 

1 Definities

 

Naast de in de aanbestedingsregelgeving gehanteerde begrippen, wordt in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid verstaan onder:

Aanbesteding

Een Inkoopprocedure die ertoe leidt dat een opdracht van het Werkplein Hart van West-Brabant voor Leveringen en/of Diensten verstrekt wordt aan een of meerdere Ondernemers.

 

Aanbestedingsdocument

Een aanvraag van het Werkplein Hart van West-Brabant voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de vigerende nationale Aanbestedingswet en de vigerende Europese aanbestedingsrichtlijnen, niet zijnde een Offerteaanvraag.

 

Aanbestedingswet

De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 die per 1 juli 2016 van kracht is.

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Zowel bij de inrichting als de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsproces draagt het Werkplein er zorg voor dat bij de uitvoering van een opdracht wordt voldaan aan de eisen die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de regelgeving op het gebied van informatiebeveiliging. Concreet houdt dit in dat:

• De Dienst voldoet aan de verplichtingen die de AVG oplegt aan de verstrekker van een opdracht waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld het sluiten van een verwerkersovereenkomst.

• De Dienst bij opdrachten met een ICT-component en/of waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, met de leverancier afspraken maakt over een passend beveiligingsniveau. Bij de invulling van een passend beveiligingsniveau wordt met de leverancier een normenkader afgesproken als uitgangspunt, bijvoorbeeld NEN 7510, ISO27001/27002, BIG (Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse gemeenten)

• Met de leverancier afspraken worden gemaakt met betrekking tot de beëindiging van de opdracht.

Concessie

Een overeenkomst met dezelfde kenmerken als een overheidsopdracht voor:

• Diensten waarbij de tegenprestatie voor de te verrichten diensten bestaat uit het recht de dienst te exploiteren, al dan niet gecombineerd met een betaling.

 

Contractant

De in de overeenkomst genoemde wederpartij van het Werkplein Hart van West-Brabant.

 

Diensten

Diensten als bedoeld in artikel 1.1. Aanbestedingswet

 

Inkoop

(Rechts)handelingen van het Werkplein Hart van West-Brabant gericht op de verwerving van Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

 

Inkoopadviseur

Inkoper van een bij het Werkplein Hart van Brabant West-Brabant aangesloten deelnemer welke conform HR21 inkooptrajecten mag uitvoeren.

 

Inkoopproces

Het Inkoopproces omvat het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht moet worden, het selecteren en contracteren van de meest geschikte Ondernemer(s), het daadwerkelijk bestellen van Leveringen en/of Diensten en het bewaken van hetgeen ingekocht dient te worden inclusief de nazorg.

 

Inkoopprocedure

Een enkelvoudige onderhandse aanbesteding, een meervoudig onderhandse aanbesteding, een nationale aanbesteding of Europese aanbesteding, gericht op en resulterend in een overheidsopdracht voor Leveringen en/of Diensten.

 

Inkoopreglement

Een reglement in de vorm van een handboek waarin specifiek voor het Inkoopproces geldende interne procedures, bevoegdheden en richtlijnen staan beschreven.

 

Leveringen

Leveringen als bedoeld in artikel 1.1. Aanbestedingswet.

 

Lokale Ondernemer

Een ‘Aannemer’, een ‘Leverancier’ of een ‘Dienstverlener’ waarvan de hoofdvestiging zich bevindt binnen het werkgebied van het Werkplein Hart van West-Brabant.

 

Offerte

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag

Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van het Werkplein Hart van West-Brabant voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

 

Ondernemer

Een ‘Aannemer’, een ‘Leverancier’ of een ‘Dienstverlener’

 

Regionale Ondernemer

Een ‘Aannemer’, een ‘Ondernemer’ of een ‘Dienstverlener’ waarvan de hoofdvestiging zich bevindt in de Regio West-Brabant, bestaande uit de gemeenten:

 

Aalburg

Breda

Halderberge

Rucphen

Woensdrecht

Alphen-Chaam

Drimmelen

Moerdijk

Steenbergen

Woudrichem

Baarle-Nassau

Etten-Leur

Oosterhout

Tholen

Zundert

Bergen op Zoom

Geertruidenberg

Roosendaal

Werkendam

 

 

Social Return

Het opnemen van een voorwaarde in de aanbesteding die Ondernemers aanzet tot het aanbieden van (leerwerk)stages en/of het in dienst nemen van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt en/of jongeren.

 

2 Doelstellingen

 

Het Werkplein Hart van West-Brabant wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

 

a. Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

Het Werkplein Hart van West-Brabant leeft daartoe vigerende wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt het Werkplein Hart van West-Brabant efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen staan centraal. Het Werkplein Hart van West-Brabant houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot opdrachten.

 

b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de Inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen het Werkplein Hart van West-Brabant en de Contractant. Het Werkplein Hart van West-Brabant spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het Inkoopproces.

 

c. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.

Bij het inkopen van Leveringen en Diensten kan het Werkplein Hart van West-Brabant ook interne en andere (externe) kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

 

d. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van het Werkplein Hart van West-Brabant

Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van het Werkplein Hart van West-Brabant en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen.

 

e. Het Werkplein Hart van West-Brabant stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.

Zowel het Werkplein Hart van West-Brabant als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het Inkoopproces. Het Werkplein Hart van West-Brabant verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt Inkoopproces uit te voeren. Concreet kan het Werkplein Hart van West-Brabant hiertoe digitaal inkopen (en aanbesteden). Het Werkplein Hart van West-Brabant maakt, indien van toepassing, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor haar inkopen en aanbestedingen.

 

Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van het Werkplein Hart van West-Brabant.

De belangrijkste Inkoop gerelateerde doelstellingen zijn in willekeurige volgorde:

 Stimulering regionale economie

 Duurzaamheid

 Innovatie

 Social return

 

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3 Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door het Werkplein Hart van West-Brabant restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• Aanbestedingswet: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen

o 2014/23/EU voor concessieovereenkomsten;

o 2014/24/EU voor klassieke overheidsopdrachten;

 

Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese)drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

• Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• Wet gemeenschappelijke regelingen: Wet waarin gemeenschappelijke regelingen worden getroffen tussen de openbare lichamen.

• Mededingingswet: overheidsorganisaties hebben de vrijheid om “economische activiteiten” te verrichten (en daarbij mogelijk met particuliere ondernemingen te concurreren), maar zij dienen zich daarbij wel aan een aantal gedragsregels te houden. Dit om te voorkomen dat er een ongelijk speelveld ontstaat tussen het bestuursorgaan en private partijen (=bevoordelingsverbod).

 

3.2 Uniforme documenten

Het Werkplein Hart van West-Brabant streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Naast de landelijk verplichte regelingen zijn bij inkooptrajecten de Algemene voorwaarden van leveringen en diensten van toepassing.

 

Het Werkplein Hart van West-Brabant past bij de betreffende Inkoop, ingeval van toepassing, in ieder geval van onderstaande documenten de meest recente vastgestelde versie (www.overheid.nl) toe:

1. Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten (1);

 

(1) Bij iedere inkoop worden de algemene inkoopvoorwaarden van het Werkplein Hart van West-Brabant van toepassing verklaard en/of wordt door het Werkplein een (concept)contract opgesteld. De inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten zijn afgeleid van de VNG inkoopvoorwaarden. In incidentele gevallen kan voor bepaalde inkopen waarvoor in de branche gebruikelijke algemene voorwaarden correct zijn gedeponeerd en redelijk zijn, besloten worden om in te stemmen met de toepasselijkheid daarvan. Dit zoals verwoord in het vigerende algemene mandaatbesluit. De uitzonderingen op deze regel dienen te allen tijde juridisch getoetst te worden.

 

2. Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);

3. In incidentele gevallen kan voor bepaalde inkopen waarvoor in de branche gebruikelijke algemene voorwaarden correct zijn gedeponeerd en redelijk zijn, besloten worden om in te stemmen met de toepasselijkheid daarvan;

4. Gids Proportionaliteit.

3.3 Algemene beginselen bij Inkoop

a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht.

Het Werkplein Hart van West-Brabant neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

• Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

• Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

• Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. Het Werkplein Hart van West-Brabant past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

• Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van het Werkplein Hart van West-Brabant.

 

b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

Volgens vaste jurisprudentie is het privaatrechtelijk handelen van de overheid tevens vatbaar voor toetsing aan de publiekrechtelijke algemene beginselen van behoorlijk bestuur (a.b.b.b.). Het Werkplein Hart van West-Brabant neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals:

• Het gelijkheidsbeginsel: het Werkplein Hart van West-Brabant moet gelijke gevallen op gelijke wijze behandelen zoals is neergelegd in artikel 1 van de Grondwet.

• Het motiveringsbeginsel: het Werkplein Hart van West-Brabant moet haar besluiten goed motiveren, de feiten moeten juist zijn en de motivering moet logisch en begrijpelijk zijn.

• Het zorgvuldigheidsbeginsel: het Werkplein Hart van West-Brabant moet een besluit zorgvuldig voorbereiden en nemen.

• Het vertrouwensbeginsel: op goede gronden moet erop kunnen worden vertrouwd dat als het Werkplein Hart van West-Brabant een bepaald besluit neemt, dit besluit ook wordt nagekomen.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past het Werkplein Hart van West-Brabant de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

 

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal het Werkplein Hart van West-Brabant een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal het Werkplein Hart van West-Brabant op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals Negometrix, Aanbestedingskalender en Tenderned.

 

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit van het Werkplein Hart van West-Brabant. Het Werkplein Hart van West-Brabant wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

De Inkoopprocedures zijn van toepassing op de totale organisatie van alle goederen en diensten.

In het algemeen geldt dat het toepassen van de Europese-, nationale- of lokale- wet en regelgeving geen keuze is, maar een verplichting. Het toepassen van een minder uitgebreide procedure wanneer de wet een Europese procedure voorschrijft is niet toegestaan. De organisatie heeft hierin geen bevoegdheden. Het argument tijd- of budgetgebrek is geen reden om van de procedure af te wijken.

 

Afwijken van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is in bepaalde gevallen wel mogelijk. Hiertoe dient een voorstel tot afwijking van het beleid, voorzien van een positief advies van een Inkoopadviseur ter beslissing te worden voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur. Deze zal schriftelijk een advies geven over de uiteindelijke keuze van de aanbestedingsvorm. In het kader van de Aanbestedingswet mag een Ondernemer bezwaar maken tegen de genomen beslissing van het Werkplein. Hiertoe dient deze dan een kort geding aanhangig te maken bij de Rechtbank Zeeland-West-Brabant.

4 Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

a. Het Werkplein Hart van West-Brabant stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

Het Werkplein Hart van West-Brabant heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

 

b. Het Werkplein Hart van West-Brabant contracteert enkel met integere Ondernemers.

Het Werkplein Hart van West-Brabant wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden, het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ of ‘Wet Bibob’.

 

4.2 Duurzaam Inkopen

Het Werkplein Hart van West-Brabant heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het Inkoopproces.

 

Bij Inkopen neemt het Werkplein Hart van West-Brabant milieuaspecten in acht.

Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

• Bij de product- en marktanalyse inventariseert het Werkplein Hart van West-Brabant per opdracht, welke Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

• In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden waar dat nodig en passend is duurzaamheidscriteria opgenomen.

• Het Werkplein Hart van West-Brabant kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.).

• Het Werkplein Hart van West-Brabant zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van het Werkplein Hart van West-Brabant en haar werkwijze.

 

Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats (SROI).

Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en Social return.

Het Werkplein Hart van West-Brabant heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Social return on investment (SROI) staat voor het gebruikmaken van de rol van opdrachtgever/ subsidiegever door het Werkplein Hart van West-Brabant om sociale doelstellingen te verwezenlijken, zoals het creëren van werkplekken voor (laagopgeleide) werklozen en leerlingen.

 

Het Werkplein Hart van West-Brabant spant zich in voor het bieden van werkgelegenheid aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit kunnen we direct beïnvloeden door in onze Inkoop en aanbesteding sociale voorwaarden op te nemen richting de te contracteren Ondernemer. De Ondernemer kan tot een passende invulling komen door bijvoorbeeld het aanbieden van (leerwerk)stages en/of het in dienst nemen van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt en/of jongeren. Dit ter verdere beoordeling van het Werkplein.

 

Er zijn legio mogelijkheden om invulling te geven aan SROI. Naast het sociale maatschappelijke rendement wordt ook aandacht geschonken aan het economisch rendement, door voldoende rekening te houden met de bedrijfsvoering van de Ondernemers. Het Werkplein Hart van West-Brabant past SROI, waar mogelijk, dan ook in de meest brede zin toe en binnen de keten van samenwerking bij de Ondernemer. We volgen hierin het beleid van de zes gemeenten zoals vastgesteld in de beleidsnotitie Social Return D6. Voor Ondernemers dient SROI een uitvoerbaar en wenselijk middel te zijn zodat Ondernemers zelf maatschappelijk verantwoord gaan ondernemen. Een keurmerk dat toegepast kan worden in aanbestedingen voor maatschappelijk verantwoord ondernemen is de PSO ladder.

4.3 Innovatie

Het Werkplein Hart van West-Brabant moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen en aanbesteden aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat het Werkplein Hart van West-Brabant ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

 

Naast de innovatie gericht op het product of dienstverlening kan innovatie ook betrekking hebben op het Inkoopproces. Hierbij wordt door de toepassing van een ‘innovatieve’ contractvorm die innovativiteit bij de Ondernemer stimuleert en de aanbesteding daarvan creativiteit ontlokt uit de markt. Er wordt dan niet meer aanbesteed op basis van een volledig uitgewerkt bestek, maar op basis van een op ‘output’ gerichte vraagspecificatie.

Het Werkplein Hart van West-Brabant streeft ernaar om waar mogelijk minder traditioneel aan te besteden en in plaats daarvan gebruik te maken van aanbestedingsvormen zoals ‘design & construct’ en prestatiegericht inkopen.

 

Speciale aandacht gaat uit naar innovatieve initiatieven en mogelijkheden die lokale en regionale Ondernemers kunnen bieden. Door het hanteren van onderhandse aanbestedingsdrempels ontstaan kansen voor lokale en regionale Ondernemers om innovatieve ideeën en oplossingen in de praktijk te brengen.

 

5 Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse

Het Werkplein Hart van West-Brabant acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

 

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de Ondernemersrelatie

a. Het Werkplein Hart van West-Brabant acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

Het Werkplein Hart van West-Brabant streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. Het Werkplein Hart van West-Brabant moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

 

b. Het Werkplein Hart van West-Brabant kiest voor de meest aangewezen Ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van het Werkplein Hart van West-Brabant door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Het Werkplein Hart van West-Brabant kiest in dat geval voor de meest aangewezen Ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een Ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

 

5.3 Lokale economie en midden- en kleinbedrijf (MKB)

a. Het Werkplein Hart van West-Brabant heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en het Werkplein Hart van West-Brabant moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Lokaal inkopen kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.

 

b. Het Werkplein Hart van West-Brabant heeft oog voor het MKB.

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Het Werkplein Hart van West-Brabant houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan het Werkplein Hart van West-Brabant doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

 

5.4 Bepalen van de Inkoopprocedure

Het Werkplein Hart van West-Brabant zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit- bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan het Werkplein Hart van West-Brabant ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.

Inkoopprocedure

Leveringen

Diensten

Niet reguliere inkoop

Tot € 7.500

Tot € 7.500

Enkelvoudig onderhands

€ 7.500 - € 50.000

€ 7.500 - € 50.000

Meervoudig onderhands

€ 50.000 – Europees drempelbedrag

€ 50.000 – Europees drempelbedrag

Nationaal

  • *€ 50.000 – Europees drempelbedrag

*€ 50.000 – Europees drempelbedrag

Europees

Vanaf Europees drempelbedrag

Vanaf Europees drempelbedrag

(Bedragen zijn exclusief BTW)

*overweging om in plaats van een meervoudig onderhandse procedure, nationaal openbaar aan te besteden. Deze overweging vindt altijd plaats op advies van een Inkoopadviseur.

 

Het is van belang per opdracht te bezien welke procedure het meest geschikt en proportioneel is.

Bij die afweging spelen naast het hierboven genoemde schema ook nog andere zaken een rol, te weten de transactiekosten van de aanbestedende dienst en de inschrijvende partijen, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), de complexiteit van de opdracht en het gewenste eindresultaat. Bij de keuze van de procedure dienen deze onderdelen derhalve gemotiveerd te worden en afgestemd te worden met de Inkoopadviseur.

 

De overweging wordt meegegeven om ook bij opdrachten die enkelvoudig onderhands aanbesteed mogen worden, toch meervoudig onderhands aan te besteden. Dit in het kader van proportionaliteit, roulatie van Ondernemers, de economische situatie en in het kader van de Aanbestedingswet dient hierbij de keuze van de aanbestedingsprocedure en keuze Ondernemer gemotiveerd te worden.

 

Een belangrijk aspect is het afsluiten van raamovereenkomsten. Het Werkplein Hart van West-Brabant kan overwegen raamovereenkomsten af te sluiten voor soortgelijke opdrachten die gebundeld kunnen worden en die door eenzelfde Ondernemer/ markt uitgevoerd kunnen worden. Dit leidt tot een afname van administratieve handelingen en kleine meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Eveneens leidt het tot duidelijke vastgestelde financiële en contractuele voorwaarden. De raamovereenkomsten dienen voor langere tijd (maximaal 4 jaar) te worden afgesloten.

 

Niet reguliere inkoop

Voor inkoop onder een bedrag van € 7.500,- behoeft er geen gereguleerde inkoopprocedure doorlopen te worden. In deze gevallen wordt volstaan met een bestelbon of factuur.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

Het Werkplein Hart van West-Brabant vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

Het Werkplein Hart van West-Brabant vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte. Indien de interne klant geen drie tot vijf Ondernemers kan aanwijzen wordt er gekozen om Nationaal aan te besteden.

Nationaal aanbesteden

Onder de Europese drempelbedragen zal het Werkplein Hart van West-Brabant Nationaal aanbesteden. Het Werkplein Hart van West-Brabant zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

Europees aanbesteden

Boven de Europese drempelbedragen zal het Werkplein Hart van West-Brabant in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

 

5.5 Inkoopprocedure voor sociale en andere specifieke diensten

Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Volgens deze vereenvoudigde procedure moet een opdracht met een waarde boven € 750.000 verplicht worden (voor)aangekondigd. Met de CPV-zoektool van PIANOo (www.pianoo.nl) kan gecontroleerd worden of een bepaalde dienst onder het regime voor sociale en specifieke diensten valt of niet.

 

De vereenvoudigde procedure houdt in:

• Een verplichte aankondiging of vooraankondiging bij opdrachten met een waarde boven

€ 750.000. (Bij speciale-sectorbedrijven is deze grens € 1.000.000);

• Het beantwoorden van door Ondernemers gestelde vragen over de aanbesteding;

• Het opnemen van technische specificaties in het Aanbestedingsdocument;

• Het verplicht gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument;

• Het opstellen van een proces-verbaal van de opdrachtverlening;

• Het aankondigen van de gegunde opdracht.

 

In overleg met een Inkoopadviseur geldt voor sociale en andere specifieke diensten met een waarde onder de € 750.000,- dat deze enkelvoudig onderhands aanbesteed mogen worden. In overweging en met toestemming van een Inkoopadviseur kan echter een meervoudige- of Nationale openbare procedure worden opgestart.

 

5.6 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de waarde van de opdracht exclusief BTW. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Het Werkplein Hart van West-Brabant wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Inkoop vindt dan ook slechts plaats nadat is vastgesteld dat het financiële budget beschikbaar en toereikend is.

Daarbij bepaalt de raming op basis van de Europese aanbestedingsregelgeving de verplicht te volgen Inkoopprocedure(s). Het is daarbij van belang dat de opdracht niet kunstmatig wordt gesplitst (‘splitsingsverbod’) met als doel zich bewust aan de aanbestedingsregelgeving te onttrekken. Als geen totale prijs is vastgesteld geldt als berekeningsgrondslag voor de waarde van de opdracht:

• De totale waarde voor de gehele looptijd, als de looptijd gelijk is aan of korter dan 48 maanden, of

• Het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd met 48 bij opdrachten voor onbepaalde duur of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald.

 

Indien een levering of dienst of een samenvoeging hiervan in verschillende percelen wordt verdeeld, wordt voor de raming van de waarde van de opdracht de waarde van alle percelen opgeteld. Voor de berekening van de waarde van opdrachten voor diensten wordt de totale vergoeding aan de Ondernemer in acht genomen.

 

5.7 Samenvoegen van opdrachten en combinatie van opdrachten

Opdrachten worden niet onnodig samengevoegd. Als opdrachten worden samengevoegd dient dit op basis van objectieve gronden schriftelijk te worden gemotiveerd. Hierbij wordt onder andere acht geslagen op de samenstelling van de relevante markt, de gevolgen voor het Midden- en Kleinbedrijf, de risico’s van de samenvoeging en de mate van samenhang van de opdrachten. Een opdracht die elementen bevat van leveringen en diensten, wordt geplaatst volgens de procedure van het element dat relatief de hoogste waarde vertegenwoordigt.

 

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Het Werkplein Hart van West-Brabant bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert het Werkplein Hart van West-Brabant een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Het Werkplein Hart van West-Brabant wenst geen Ondernemers te betrekken in haar Inkoopproces die de mededinging vervalsen.

 

Het Werkplein Hart van West-Brabant houdt tijdens het Inkoopproces rekening met de rechtmatige commerciële belangen van Ondernemers. Hoewel er op het Werkplein Hart van West-Brabant een verregaande motiveringsplicht rust aangaande bijvoorbeeld de gunning van een opdracht, deelt het Werkplein Hart van West-Brabant op grond van de Aanbestedingsregelgeving bepaalde gegevens niet mee indien:

• Openbaarmaking van die gegevens de toepassing van de wet in de weg zou staan;

• Met het openbaar belang in strijd zou zijn;

• De rechtmatige commerciële belangen van Ondernemers zou kunnen schaden;

• Afbreuk aan de eerlijke mededinging tussen Ondernemers zou kunnen doen.

 

6 Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces

Het Inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

 

 

Stap

Fase Inkoopproces

Toelichting

1

Voortraject

Bepalen van Inkoopbehoefte

Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse)

Raming en bepalen van het financiële budget

Keuze Offerteaanvraag

2

Specificeren

Opstellen van eisen en wensen

Omschrijven van de opdracht

Opstellen Offerteaanvraag

Bepalen procedure en contractvorm

3

Selecteren

Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers

Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of andere platforms zoals Tenderned, Negometrix, Aanbestedingskalender

4

Contracteren

Verzenden opdrachtbrief of tekenen (raam en/of verwerkers) overeenkomst met (winnende) Contractant

Registreren getekende overeenkomst

Informeren afgewezen Ondernemers

Contract aanmelden bij contractensysteem

5

Bestellen

Uitvoeren van de opdracht

Eventueel met het doen van bestellingen

6

Bewaken

Bewaken termijnen

Controleren nakoming afgesproken prestaties

Tijdige betaling facturen

7

Nazorg

Beheren van de overeenkomst, bijv. prijsindexeringen of looptijd

Evalueren overeenkomst met Contractant

6.2 Inkoop in de organisatie

Inkoop is door middel van een gecoördineerde Inkoopfunctie georganiseerd. Ter uitvoering van het door het Werkplein Hart van West-Brabant vastgestelde Inkoopbeleid en Inkoopreglement, adviseren en ondersteunen Inkoopadviseurs bij Inkoopprocedures.

 

Het is van belang per opdracht te bezien welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen naast de geraamde contractwaarde ook nog andere zaken een rol, te weten de transactiekosten van de aanbestedende dienst en de inschrijvende partijen, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), de complexiteit van de opdracht en het gewenste eindresultaat.

 

Bij de keuze van de procedure dienen deze onderdelen derhalve gemotiveerd te worden en afgestemd te worden met de Inkoopadviseur.

• Europese en Nationale (niet)openbare aanbestedingen worden altijd centraal vanuit de Inkoopadviseurs gecoördineerd.

• Meervoudig onderhandse aanbestedingen worden na afstemming met een Inkoopadviseur centraal door de Inkoopadviseurs of door Opdrachtgever gecoördineerd.

• Enkelvoudige onderhandse aanbestedingen worden na afstemming met een Inkoopadviseur door de Opdrachtgever gecoördineerd.

 

6.3 Verantwoordelijken

De verantwoordelijkheid voor het juist en tijdig uitvoeren van inkooptrajecten ligt bij het verantwoordelijke teamhoofd. Boven meervoudig zal er altijd afstemmingsoverleg zijn met de inkoopadviseur. De inkoopadviseur heeft een beslissende rol aangaande de keuze voor het te volgen inkooptraject en kan een faciliterende rol vervullen bij het selectieproces

 

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

 

6.4 Inkoopprocedure voor inhuur tijdelijk personeel

Voor het inhuren van tijdelijk personeel wordt binnen het Werkplein Hart van West-Brabant gebruik gemaakt van de digitale marktplaats: www.flexwestbrabant.nl. Flex West-Brabant is de digitale match tussen de vraag van het Werkplein Hart van West-Brabant naar tijdelijke inhuur en het aanbod vanuit de markt op een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS). Via deze DAS mogen alle Ondernemers van arbeid (die aan de inschrijvingsvoorwaarden voldoen) een kandidaat aanbieden voor een opdracht voor tijdelijke arbeid. Het proces wordt gecoördineerd door de medewerkers van P&O.

 

Ondernemers kunnen zich registreren via www.flexwestbrabant.nl. Zodra zij geregistreerd zijn, kunnen zij de tijdelijke opdrachten bij alle aangesloten organisaties bekijken. Bij elke opdracht wordt aangegeven aan welke eisen, competenties en (gunningcriteria) kandidaten moeten voldoen. Partijen kunnen reageren door een CV aan te bieden en aan te geven in hoeverre men aan de gunningcriteria voldoet. Doordat scores verbonden zijn aan de gunningcriteria wordt het hele proces eerlijker en transparanter.

 

Ondernemers van tijdelijke arbeid moeten aan een aantal voorwaarden voldoen:

• Een KvK-inschrijving (niet ouder dan 6 maanden);

• Bij ZZP-ers: een geldige VAR-wuo of VAR-dga verklaring;

• Acceptatie van onze contractvoorwaarden en gedragscode.

 

Uitzonderingen op de inzet van Flex West-Brabant is de collegiale detachering (detachering vanuit een van de zes gemeenten) en de detachering/inhuur van medewerkers vanuit onze verbonden partijen (voorbeeld hiervan is WVS).

 

6.5 Contractbeheer

Contractbeheer is het proces van het beheren van contracten binnen het Werkplein Hart van West-Brabant, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is. Contractbeheer is centraal belegd bij team Besturing en Control.

 

 

 

Dit document wordt aangehaald als: Inkoop- en aanbestedingsbeleid Werkplein Hart van West-Brabant.

 

Deze regeling treedt in werking op de derde dag na bekendmaking in het blad Gemeenschappelijke Regelingen en werkt terug tot 17 september 2018.

 

Vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 17 september 2018

De secretaris/wnd directeur, de voorzitter

Dhr. J.M. Dekker, dhr. T.H.R. Zwiers

Bijlage: Inkoop –en aanbestedingsreglement Werkplein Hart van West-Brabant