Originele publicatie downloaden:
Link naar originele publicatie:
Type bekendmaking:
Overige besluiten van algemene strekking
Publicatiedatum:
woensdag 28 augustus 2019



Organisatieregeling gemeente Zundert 2019

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zundert;

 

gelezen het bepaalde in art. 103 en 160 van de Gemeentewet;

 

overwegende dat het college heeft besloten tot een organisatiewijziging zoals verwoord in de Strategische Visie 2025;

 

gelezen het advies van de Ondernemingsraad (OR) van de gemeente Zundert d.d. 09-07-2019;

 

 

besluit

 

1. Vast te stellen de Organisatieregeling gemeente Zundert 2019.

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

 

  • a.

    College: het college van burgemeester en wethouders zoals bedoeld in artikel 5, onderdeel c van de Gemeentewet.

  • b.

    Griffie: de ambtelijke organisatie-eenheid voor de ondersteuning van de gemeenteraad, zoals bedoeld in de gemeentewet.

  • c.

    Gemeentesecretaris/algemeen directeur: de hoogst aangestelde ambtenaar die benoemd is door het college en belast is met de ondersteuning van het college en de zorg voor de ambtelijke organisatie.

  • d.

    Directeur: de ambtenaar die benoemd is door het college, een verantwoordingsplicht heeft aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, belast is met de aansturing van de organisatie en toeziet op de organisatiebrede inzet van capaciteit en middelen.

  • e.

    Directie: Wordt gevormd door de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur.

  • f.

    Programma: een (tijdelijke) manier van doelgericht samenwerken die bijdraagt aan het verwezenlijken van de strategie van de organisatie.

  • g.

    Programmamanager: de ambtenaar die sturing geeft aan een programma zodat de gestelde doelen bereikt worden op een manier die aansluit bij de eisen en wensen van de stakeholders.

  • h.

    Programmacoördinator: de ambtenaar die belast is met de uitvoering van een programmaonderdeel en zorg draagt voor het motiveren, stimuleren en faciliteren van medewerkers zodat zij de gewenste kwaliteit en kwantiteit kunnen leveren binnen het programma.

  • i.

    Programmamedewerker: de ambtenaar in algemene dienst die een bijdrage levert aan de programma’s. 2

  • j.

    Organisatiecoach: de ambtenaar die zorg draagt voor organisatie en realisatie van teamontwikkeling en individuele coaching en de directie adviseert bij de ontwikkeling van de organisatie.

  • k.

    TMA-coach: de ambtenaar die de medewerker coacht middels inzet van de Talent Motivatie Analyse.

  • l.

    Concerncontroller: de ambtenaar die als onafhankelijke adviseur is belast met het gevraagd en ongevraagd geven van advies aan het college, de burgemeester, de gemeentesecretaris, de directeur, de programmamanagers en de programmacoördinatoren.

  • m.

    Functionaris gegevensbescherming (FG): de ambtenaar die op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) toeziet op de naleving van de AVG en andere wet- en regelgeving omtrent gegevensbescherming.

 

Hoofdstuk 2 De ambtelijke organisatie

Artikel 2 Hoofdstructuur

1. Het college stelt – met uitzondering van de griffie – de structuur van de ambtelijke organisatie vast.

 

2. De gemeentelijke organisatie werkt aan programma’s, zijnde:

Beleidsprogramma Veiligheid

Beleidsprogramma Omgeving en Maatschappij

Beleidsprogramma Zorg en Sociaal Domein

Beleidsprogramma Economie en Innovatie

Uitvoeringsprogramma Beheer Openbare Ruimte

Uitvoeringsprogramma Service

Ondersteunende programma’s

 

Het algemene doel is dat maatschappelijke vraagstukken integraal worden benaderd en aangepakt vanuit verschillende disciplines en invalshoeken. Via de uitgangspunten van een netwerkorganisatie kan Zundert haar zelfstandigheid waarborgen.

 

3. De structuur van de ambtelijke organisatie van de gemeente Zundert bestaat uit de organisatorische eenheid directie, bestaande uit de volgende functionarissen:

a. De gemeentesecretaris/algemeen directeur

b. De directeur

 

De programmamanager geeft sturing aan een programma zodat de gestelde doelen worden bereikt op een manier die aansluit bij de eisen en wensen van de stakeholders. De programmacoördinator is belast met de uitvoering van een programmaonderdeel en draagt zorg voor het motiveren, stimuleren en faciliteren van medewerkers zodat zij de gewenste kwaliteit en kwantiteit kunnen leveren binnen het programma. De programmamedewerkers leveren een bijdrage aan de programma’s en zijn aanspreekbaar door de programmacoördinator op de uitvoering van hun werkzaamheden.

De programmamedewerkers hebben een relatie met de stakeholders en bouwen continu aan die relatie.

 

De programmacoördinator, de programmamanager en de programmamedewerkers leggen verantwoording af aan de directie. Er is geen onderlinge hiërarchie tussen de programmamanager en de programmacoördinator.

 

4. Het organogram van de ambtelijke organisatie maakt als bijlage onderdeel uit van dit besluit.

 

Artikel 3 Beheer

  • 1.

    Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college is de eindverantwoordelijkheid en het dagelijks beheer van de gemeentelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, opgedragen aan de gemeentesecretaris.

  •  

  • 2.

    Onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur is de verantwoordelijkheid en het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie opgedragen aan de directeur.

 

Artikel 4 Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging functionarissen

  • 1.

    De gemeentesecretaris wordt conform artikel 102 Gemeentewet benoemd, geschorst en ontslagen door het college. Bij de voordracht van benoeming aan het college is een vertegenwoordiging uit de directie en de ondernemingsraad betrokken.

  •  

  • 2.

    Het college benoemt één of meer loco secretarissen. De loco secretaris vervangt de gemeentesecretaris bij diens afwezigheid en treedt in al zijn rechten en bevoegdheden.

  •  

  • 3.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur wijst een plaatsvervangend algemeen directeur aan. De plaatsvervangend algemeen directeur vervangt de algemeen directeur bij diens afwezigheid.

  •  

  • 4.

    De directeur wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

  •  

  • 5.

    De directeur wordt bij diens afwezigheid vervangen door de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

 

Hoofdstuk 3 Gemeentesecretaris/algemeen directeur

Artikel 5 Instructie

De bepalingen in dit hoofdstuk gelden tevens als instructie voor de gemeentesecretaris in de zin van artikel 103, lid 2 van de Gemeentewet.

 

Artikel 6 Algemene ondersteuning

  • 1.

    De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies.

  •  

  • 2.

    De gemeentesecretaris is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

Artikel 7 Ondersteuning college

  • 1.

    De gemeentesecretaris draagt zorg voor:

    • a.

      Een goede voorbereiding van de vergadering van het college;

    • b.

      De voor de uitoefening van hun functie benodigde informatievoorziening aan de leden van het college;

    • c.

      Een gedegen en tijdige advisering aan het college;

    • d.

      Een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en het bevorderen van een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college;

    • e.

      Het vastleggen van door het college genomen besluiten in een besluitenlijst en het bijhouden van een presentielijst.

  •  

  • 2.

    Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de ondersteuning van de burgemeester en de door hem/haar of door burgemeester en wethouders ingestelde commissies.

  •  

Artikel 8 Ondersteuning burgemeester

  • 1.

    De gemeentesecretaris staat de burgemeester terzijde.

  • 2.

    Hij/zij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

  •  

  • 3.

    Voorts is hij/zij de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

 

Artikel 9 Relatie tot de gemeenteraad

  • 1.

    De gemeentesecretaris draagt er uit eigener beweging of desgevraagd zorg voor dat het college en de burgemeester in staat zijn de informatieplicht als bedoeld in artikel 169 van de Gemeentewet na te leven.

  •  

  • 2.

    De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de leden van de gemeenteraad desgevraagd ambtelijke bijstand krijgen, zoals bedoeld in artikel 33 Gemeentewet.

 

Artikel 10 Relatie tot griffie (driehoeksoverleg)

De gemeentesecretaris bevordert, samen met de burgemeester en de griffier, een goede afstemming tussen het college, gemeenteraad en ambtelijke organisatie. Hij/zij voert daartoe periodiek overleg met de burgemeester en de griffier.

 

Artikel 11 Bijstand

  • 1.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft het recht bij alle aan het college ondergeschikte medewerkers inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn/haar taak nodig zijn.

  •  

  • 2.

    Voor zover de gemeentesecretaris/algemeen directeur bij de uitvoering van zijn/haar taken op grond van dit hoofdstuk behoefte heeft aan advies en bijstand, kan hij/zij daarvoor een beroep doen op alle eenheden en medewerkers van de gemeentelijke organisatie en waar nodig externe ondersteuning inschakelen.

Hoofdstuk 4 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden functies

Artikel 12 Gemeentesecretaris/algemeen directeur

  • 1.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft binnen de door het college gegeven (beleids)kaders de eindverantwoordelijkheid voor:

    • a.

      de kwaliteit en tijdigheid van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen en/of leden van bestuursorganen en de daarbij behorende besluitvorming (primaire processen);

    • b.

      de ontwikkeling en de kwaliteit van de organisatie;

    • c.

      de planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

    • d.

      de integrale beleidsontwikkeling, -advisering, -voorbereiding, -uitvoering en –evaluatie;

    • e.

      de vormgeving en uitvoering van de begroting;

    • f.

      het leveren van tijdige, juiste en volledige (sturings)informatie over de bestuurlijke programma’s en opgaven, alsmede over de bedrijfsvoering;

    • g.

      het terzijde staan van de bestuursorganen met uitzondering van de gemeenteraad.

  •  

  • 3.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft de bevoegdheid om door middel van algemene instructies medewerkers opdracht te geven omtrent het uitoefenen van hun functie en/of taken.

  •  

  • 4.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor het scheppen van voorwaarden waarbinnen de medezeggenschap binnen de organisatie goed kan functioneren.

  •  

  • 5.

    De directeur is voor de gehele organisatie, inclusief de griffie, bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden en vertegenwoordigt burgemeester en wethouders in het overleg met de ondernemingsraad. Hij/Zij ziet erop toe dat zaken ter informatie, voor advies of ter instemming aan de ondernemingsraad worden voorgelegd.

  •  

  • 6.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van de directie geeft leiding aan de directeur.

  •  

Artikel 13 Directeur

  • 1.

    De directeur draagt binnen de door de bestuursorganen en de gemeentesecretaris/algemeen directeur gegeven kaders de zorg en verantwoordelijkheid voor:

    • a.

      dat de ontwikkeling van de medewerkers en de organisatie aansluit bij de bestuurlijke opgaven en het werk wordt gedaan dat hiervoor benodigd is;

    • b.

      het management, de coördinatie, de kwaliteitsbewaking en integratie van taken en werkzaamheden binnen de organisatie;

    • c.

      de inzet en het beheer van middelen (personeel, informatie, automatisering en financiën) op organisatieniveau;

    • d.

      het op organisatieniveau leveren van bijdragen voor alle documenten in de planning- en controlcyclus;

    • e.

      het leveren van tijdige, juiste en volledige informatie over de bedrijfsvoering van de organisatie;

    • f.

      het toezicht op de integraliteit van producten en diensten van de organisatie;

    • g.

      het uitvoering geven aan het personeels- en organisatiebeleid;

    • h.

      een juiste, actuele en volledige communicatie binnen de werkorganisatie.

  •  

  • 2.

    De directeur ziet erop toe dat de producten en diensten van de organisatie passen binnen de door de bestuursorganen vastgestelde kaders en voldoen aan alle ter zake geldende wet- en regelgeving. Dit geldt tevens voor de uitvoering van genomen besluiten.

 

Artikel 14 Concerncontroller

  • 1.

    Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college draagt de concerncontroller de zorg voor:

    • a.

      De toetsing van beleidsvoorstellen aan de vastgestelde kaders voor het begrotingsproces, vanuit een eigen verantwoordelijkheid voor de financiële- en rechtmatigheidsaspecten en van het integrale begrotingsproces;

    • b.

      De bewaking van de financiële planning van de gemeentelijke begrotingscyclus en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning en het door de raad vastgestelde beleid;

    • c.

      De voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur;

    • d.

      De voorbereiding en de begeleiding van de aanbesteding van de accountantscontrole van de gemeenterekening. Hij treedt hierbij op in nauw overleg met de griffier. Hij draagt eveneens de zorg voor de facilitering van de accountant bij de voorbereiding en uitvoering van de accountantscontrole conform de controleverordening van de gemeente Zundert en ziet er op toe dat ook de andere medewerkers van de gemeente deze regels in acht nemen;

    • e.

      De bewaking van de financiële en niet-financiële rechtmatigheid. In dit kader doet hij voorstellen aan het college over het (doen) uitvoeren van audits;

    • f.

      Het toetsen van beleidsvoornemens en –voorstellen aan het college op bedrijfseconomische aspecten.

  • 2.

    Indien de concerncontroller bij de uitoefening van zijn werkzaamheden een ten opzichte van de algemeen directeur of directeur een afwijkend standpunt inneemt, doet hij hiervan mededeling aan het college.

  • 3.

    Bij afwezigheid van de concerncontroller wordt diens taak waargenomen door de directeur die op zijn beurt kan besluiten de aanvullende expertise elders te beleggen.

  •  

 

Artikel 15 Functionaris gegevensbescherming (FG)

De functionaris gegevensbescherming houdt, vanuit een onafhankelijke positie, gevraagd en ongevraagd de gegevensbescherming binnen de organisatie hoog op de agenda en is verantwoordelijk voor:

  • a.

    het informeren en adviseren over de verplichtingen die de gemeente heeft, voortvloeiende uit de AVG en andere wet- en regelgeving omtrent gegevensbescherming;

  • b.

    het toezien op de naleving van de AVG, andere wet- en regelgeving omtrent gegevensbescherming en van het beleid van de verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, met inbegrip van de toewijzing van verantwoordelijkheden, bewustmaking en opleiding van medewerkers van de gemeente die persoonsgegevens verwerken en de betreffende audits;

  • c.

    het desgevraagd advies verstrekken met betrekking tot Data Protection Impact Assessment en het toezien op de uitvoering daarvan in overeenstemming met de AVG;

  • d.

    het optreden als contactpunt voor de toezichthoudende autoriteit in zake met verwerking verband houdende aangelegenheden en het met de toezichthoudende autoriteit samenwerken.

 

Hoofdstuk 5 Coördinatie- en overlegorganen

Artikel 16 Samenstelling en verantwoordelijkheid directieteam

  • 1.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur vormen het directieteam.

  •  

  • 2.

    Het directieteam is binnen de richtlijnen die het college heeft gegeven verantwoordelijk voor de totstandkoming en implementatie van het beleid binnen de organisatie. Hiernaast vindt binnen het directieteam waar nodig besluitvorming plaats over de inzet van capaciteiten en middelen vanuit de werkorganisatie ten behoeve van de bestuurlijke opgaven.

  •  

Artikel 17 Werkoverleg

Zowel binnen de programma’s, als programma overstijgend, vindt er werkoverleg plaats. De vorm en inhoud van het werkoverleg worden afgestemd op de doelgroep en efficiënt vormgegeven.

 

Hoofdstuk 6 Uitoefening van bestuursbevoegdheid

Artikel 18 Mandaat en machtigingen

De mandaten en machtigingen om namens het bestuursorgaan gebruik te maken van bevoegdheden zijn vastgelegd in door het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester vastgestelde besluiten.

 

Artikel 19 Financieel beleid en financieel beheer

In de Financiële verordening Zundert en in de Regeling budgetbeheer Gemeente Zundert wordt nadere invulling gegeven inzake de hooflijnen van het financiële beheer. Ook de vastlegging van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende functionarissen op het gebied van financieel beleid en financieel beheer maakt daarvan deel uit.

 

 

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen

Artikel 20  

  • 1.

    In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, treft het college de gewenste voorzieningen.

  • 2.

    Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2019.

  • 3.

    Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Organisatieregeling gemeente Zundert 2019’.

  • 4.

    Bij inwerkingtreding van deze regeling vervallen de ‘Organisatieregeling gemeente Zundert 2014’ en de ‘vervangingsbesluit afdelingshoofden 2013’.

  •  

 

 

 

Aldus besloten in de vergadering van 23 juli 2019

Burgemeester en wethouders van Zundert,

de secretaris, de burgemeester,

drs. A.W.A.M. Broos J.G.P. Vermue