Evenementenvergunning

Een evenement is elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, zoals bijvoorbeeld een sportwedstrijd buiten regulier competitieverband, straatfeest, optocht, tentfeest en een herdenkingsplechtigheid.

Vaak heeft u dan een evenementenvergunning nodig. Gaat het om een kleinschalig evenement?
Kijk dan of u kunt volstaan met een melding. 

Evenement organiseren met vergunning of melding

Evenementenvergunning 

Voor de organisatie van een evenement heeft u een evenementenvergunning nodig.

Een evenementenvergunning moet minstens 12 weken vóór aanvang van het evenement bij de gemeente zijn aangevraagd. De gemeente toetst de aanvraag onder andere aan het evenementenbeleid.
Vraagt u uw vergunning niet tijdig aan, dan kan de gemeente besluiten uw aanvraag niet in behandeling te nemen. U krijgt in dat geval ook geen vergunning.

In sommige gevallen kunt u volstaan met een melding of bestaat de mogelijkheid om een evenementenvergunning voor 3 jaar aan te vragen. Hieronder leest u meer over een melding en een meerjarige evenementenvergunning.

Meerjarige evenementenvergunning

Als u een evenement organiseert waarvoor een evenementenvergunning is vereist bestaat voor u de mogelijkheid om een vergunning voor maximaal 3 jaar aan te vragen als u aan de onderstaande criteria voldoet. Het voordeel is dat u minder leges betaalt en twee jaren geen evenementenvergunning hoeft aan te vragen. De leges moeten wel voor 3 jaar vooruit worden betaald.

Ieder jaar voor 1 januari dient u de datum van uw evenement door te geven en jaarlijks 16 weken voor het plaatsvinden van het evenement een verklaring in te vullen dat uw evenement ongewijzigd is t.o.v. het jaar waarin de vergunning is verleend.

Als u aan de onder vermelde criteria voldoet kunt u, als u dit wilt, een evenementenvergunning voor 3 jaren aan vragen:

  1. de aanvraag om een evenementenvergunning dient minimaal 12 weken voorafgaande aan het evenement compleet met alle gevraagde bijlagen te zijn ingediend;
  2. het moet gaan om een A- of B-evenement;
  3. het betreft geen evenement dat tot hoofddoelstelling heeft een feest met alcoholhoudende dranken, gericht op de doelgroep in de leeftijd van 18 jaar t/m 24 jaar waarbij alcoholhoudende dranken worden geschonken;
  4. het betreft geen wedstrijd met gemotoriseerde voertuigen;
  5. het betreft geen kermis, carnavalsoptocht of circus;
  6. het evenement is in de 2 voorgaande jaren van de aanvraag al minimaal 2 keer op dezelfde locatie en op dezelfde wijze als in de huidige aanvraag aangegeven georganiseerd;
  7. in de twee voorgaande jaren aan de aanvraag voor een meerjarige evenementenvergunning zijn er geen zwaarwegende klachten van derden of negatieve rapportages van de hulpdiensten, gemeentelijke toezichthouders of bijzondere opsporingsambtenaren ontvangen. Er heeft bij de twee voorgaande edities geen verstoring van de openbare orde en veiligheid plaatsgevonden.
  8. het evenement vindt ieder jaar op dezelfde locatie plaats en heeft ieder jaar een exact identiek karakter, opzet, programmering, met dezelfde begin- en eindtijden, doelgroep, bezoekersaantallen, muzieksoort, duur van het evenement en wordt door dezelfde organisator georganiseerd. Als het evenement bestaat uit meerdere activiteiten op verschillende plaatsen in een bepaalde periode (bijv. een feestweek) is er sprake van vaste locaties, activiteiten en begin- en eindtijden per activiteit door de periode van aanvraag;

Wilt u een meerjarige evenementenvergunning aanvragen dan kunt u dat aangeven in het aanvraagformulier voor een evenementenvergunnning.

Melding

Er zijn een aantal categorieën van  evenementen waarbij volstaan kan worden met een melding. 
Dit is het geval als het gaat om:

  1. de jaarlijkse dodenherdenkingen;
  2. de sinterklaasintochten voor zover, bij het lopen van een route, wordt voorzien in een begeleiding door evenementenverkeersregelaars;
  3. een wandel-, fiets-, motor-, auto- of skeelertocht waarbij geen wegafsluitingen en/of omleidingen plaatsvinden en indien noodzakelijk evenementenverkeersregelaars worden ingezet.
  4. de evenementen waarvan u alle onderstaande vragen met ja beantwoord:

          a.   het aantal aanwezigen bedraagt niet meer dan 200 personen;
          b. het evenement wordt gehouden op een vrijdag/zaterdag/dag gevolgd door een officiële 
                feestdag tussen 09.00 uur en 01.00 uur of  op andere dagen tussen 09.00 uur en 24.00 uur;
          c. er wordt geen geluid ten gehore gebracht of indien dit wel het geval is:

  • alleen tussen 07.00 uur en 00.30 uur als de dag erna een zaterdag, zondag of officiële feestdag is. 
  • alleen tussen 07.00 uur en 23.30 uur als de dag erna een werkdag is.

          d. het maximaal toelaatbare geluidsniveau van 70 dB(A) en 85 dB(c) op de gevels van
                omringende woningen wordt niet overschreden;
          e. het evenement vindt niet plaats op een ontsluitingsweg of belemmert het verkeer;
          f. indien er objecten worden geplaatst hebben deze objecten een oppervlakte van minder dan
                50 m2 per object en zijn er minder dan 50 personen gelijktijdig in deze objecten aanwezig;
          g. er wordt een vrije doorgangsruimte van 3,5 m breed en 4,2 m hoog vrijgehouden voor de
                hulpdiensten;
          h. brandkranen worden vrijgehouden;

Voor wedstrijden met gemotoriseerde voertuigen, is altijd een evenementenvergunning vereist.
Vechtsportwedstrijden en daarmee vergelijkbare activiteiten zijn niet toegestaan.

Voor het schenken van zwak-alcoholhoudende drank tijdens een evenement dient u het aanvraagformulier ontheffing art.35 van de DHW in te dienen.

Procedure

Evenementenvergunning

Het aanvraagformulier voor een evenementenvergunning dient u uiterlijk 12 weken voor de aanvang van het evenement voorzien van alle gevraagde bijlagen in te dienen. Deze termijn is nodig omdat veiligheid bij evenementen voorop staat. Uw aanvraag wordt namelijk niet alleen beoordeeld door diverse medewerkers van de gemeente (toetsing aan evenementenbeleid, verkeer, constructie etc.) maar ook door hulpdiensten zoals politie, brandweer en GHOR.

Om te waarborgen dat iedereen uw aanvraag goed kan beoordelen is het nodig om deze tijdig en volledig in te dienen. Anders loopt uw aanvraag mogelijk vertraging op. In het kader van de veiligheid zou dit er in het uiterste geval toe kunnen leiden dat we als gemeente helaas moeten overgaan tot het niet verlenen van de vergunning. Daarom het dringende verzoek om uw aanvraag tijdig en volledig in te dienen.

Melding

Als er voor uw evenement geen vergunning is vereist en u kunt volstaan met een melding dient u de melding minimaal 3 weken voor het plaatsvinden van het evenement in te dienen. Liever nog hebben wij dat uw melding eerder wordt ingediend , mocht namelijk blijken dat voor uw evenement toch een vergunning is dan heeft u nog tijd om deze aan te vragen.

Naast de toetsing aan veiligheidsaspecten zal uw aanvraag/melding ook getoetst worden aan het evenementenbeleid waarin o.a. geregeld is hoeveel evenementen er op een bepaalde locatie mogen plaatsvinden. 

Verkeersregelaars

Als u verkeersregelaars in zet bij uw evenement, ongeacht of u hiervoor een vergunning aanvraagt of een melding doet, dienen deze verkeersregelaars een e-learning te hebben gevolgd via www.verkeersregelaarsexamen.nl. Daarnaast dient u minimaal 3 weken voorafgaande aan het evenement een lijst te overleggen met daarin de verkeersregelaars vermeld (voorletters, achternaam, geboortedatum en datum e-learning en via welke organisatie gevolgd).

Deze lijst dient via www.verkeersregelaarsexamen te zijn samengesteld. U kunt dit als volgt doen:

Vraag de personen die bij uw evenement als verkeersregelaar willen optreden om hun e-mailadressen. Maak een evenement aan onder het tabblad Algemeen via de optie ‘aanmaken evenement’. Als uw evenement via deze site wordt goedgekeurd door de gemeente krijgt u automatisch een e-mailbericht. Via de link in dit bericht kunt u de verkeersregelaars uitnodigen en de code doorgeven die staat vermeld. De verkeersregelaars dienen deze code te verzilveren (onder Algemene taken) ook al hebben zij eerder de e-learning gevolgd. De personen die nog niet eerder de e-learning hebben gevolgd kunnen de e-learning volgen. De personen die nog over een geldige aanstellingsbesluit/pasje beschikken krijgen na het verzilveren de melding ‘geslaagd’ en hoeven verder niets te doen.

Als alle personen hun code hebben verzilverd en/of de e-learning hebben gevolgd kunt u via evenementenrapportage de lijst downloaden en naar de gemeente versturen. Komt u er niet aan uit dan kunt u contact opnemen met de helpdesk van de site.

De lijst met de gegevens van de verkeersregelaars kunt u per post sturen naar gemeente Zundert, Postbus 10.001 4880 GA Zundert of per mail naar gemeente@zundert.nl

Tijdens het regelen van het verkeer dienen de verkeersregelaars de speciale verkeersregelaarshes te dragen en te voldoen aan de eisen uit de Regeling verkeersregelaars 2009. 

Kosten

Met de aanvraag van een evenementenvergunning (PDF, 172 kb)  zijn legeskosten gemoeid. De hoogte is afhankelijk van onder meer de grootte van het evenement.

Overzicht kosten

Een melding voor een vergunningsvrij evenement is gratis.

De leges voor een evenementenvergunning A-evenement bedragen: € 86,05

De leges voor een evenementenvergunning B-evenement bedragen: € 267,25

De leges voor een evenementenvergunning C-evenement bedragen: € 799,10

De leges voor een meerjarige evenementenvergunning bedragen:

De leges voor een evenementenvergunning A-evenement bedragen: € 86,05
Tarief wordt voor een meerjarige evenementenvergunning verhoogd met € 43,00 per jaar

De leges voor een evenementenvergunning B-evenement bedragen: € 267,25
Tarief wordt voor een meerjarige evenementenvergunning verhoogd met € 133,64 per jaar

Reclameborden en bewegwijzering

1. Reclameborden

U kunt in onze gemeente zonder vergunning reclameborden plaatsen als u voldoet aan de criteria vermeld in de "Nadere regels plaatsing reclameobjecten, plantenbakken en banken op openbare plaatsen gemeente Zundert 2012" en de bijbehorende kaarten.

Zie onderstaande links. 

2. Bewegwijzering

Het college kan het plaatsen van tijdelijke bewegwijzering naar uw evenement toestaan.
Wilt u tijdelijke bewegwijzering plaatsen, dan kunt u dit op het aanvraagformulier voor een evenementenvergunning aangeven.

Heeft u hier nog vragen over, bel dan 076-599 56 00 of mail naar gemeente@zundert.nl

Vragen?

  • Heeft u vragen over een aanvraag voor een evenementenvergunning? Bel dan 076 - 599 56 00 of mail naar evenementen@zundert.nl
  • Het aanvraagformulier voor een evenementenvergunning kunt u sturen naar het vermelde postbusnummer op het aanvraagformulier of uitsluitend mailen naar gemeente@zundert.nl